Reserva de plazas en un estudio de pilates, sin hojas ni grupos de WhatsApp

1. El aforo es el número de máquinas, no una estimación

Si tienes seis reformers, la clase de reformer tiene seis plazas. Parece obvio, pero cuando las reservas llegan por mensajes, llamadas y una libreta, es fácil apuntar a una séptima persona.

Configura cada tipo de clase con su aforo real (reformer, suelo, grupo reducido) y deja que el sistema cierre la clase cuando se llena. Así nunca prometes una plaza que no existe.

2. Plazas fijas para las alumnas de siempre

Buena parte de un estudio de pilates son alumnas que vienen siempre el mismo día y a la misma hora. Obligarlas a reservar cada semana es trabajo para ellas y para ti, y el riesgo de que otra persona ocupe «su» plaza genera conflictos.

La solución es la plaza fija: la alumna tiene su hueco reservado cada semana y solo tiene que avisar si un día no viene. Su plaza queda libre esa vez para otra persona.

3. Bonos y tarifas que se descuentan solos

Llevar a mano cuántas clases le quedan a cada alumna es la fuente de errores más común. Es mejor que cada reserva descuente una sesión del bono y que una cancelación a tiempo la devuelva.

Define también qué ocurre cuando se cancela tarde: si la sesión se pierde o no. Lo importante es que la regla sea clara y la misma para todas.

• Bono de sesiones (por ejemplo, 8 clases al mes).
• Límite semanal (por ejemplo, 2 clases por semana).
• Acceso ilimitado durante un periodo.

4. Cancelaciones con plazo y lista de espera

Una baja de última hora en una clase llena es una plaza perdida, salvo que alguien la esté esperando. Por eso conviene fijar un plazo de cancelación (por ejemplo, 12 horas antes) y tener una lista de espera.

Con la lista de espera, cuando alguien cancela se avisa por orden a quien quería esa clase, o se le apunta directamente si lo ha pedido y su bono lo permite.

5. Que reserven desde el móvil, sin aplicaciones

Tus alumnas no quieren instalar otra aplicación. Un enlace que abren desde WhatsApp o desde Instagram, con las clases de la semana y las plazas que quedan, es suficiente.

Y para regalar, un bono regalo de clases que la persona activa cuando viene por primera vez funciona muy bien en Navidad y cumpleaños.